Pelayanan kepada Pelanggan

Pelanggan adalah asset bagi perusahaan kita (tergantung badan usaha yang kita jalani) semua tahu itu. Berikut adalah 5 strategi untuk menjadikan pelanggan loyal terhadap barang yg kita jual :

1) Gunakan kata-kata yang kesan memuji pelanggan.

Karena di tinjau dari segi psikologis, bahwa orang itu sebenarnya senang di puji. Contoh jika kita berjualan pakaian dan melihat pelanggan yang sedang memilih pakaian, cobalah katakan bahwa “pakaian yang anda pilih itu cocok untuk kulit anda yang putih”. Tapi jangan pujian yang berlebihan dan malah menyinggung pelanggan.

2) Gunakan Julukan/nama panggilan yang sesuai untuk pelanggan.

Kalo bisa langsung sebut nama pelanggan untuk yang sebaya. Tetapi sebelumnya anda harus tahu dulu nama pelanggan anda tersebut. Misalnya : “Jika Agus memilih menu ini, Agus akan mendapat bonus langsung…”. Jika umurnya lebih tua dari anda, maka pakailah kata sapaan yang biasa di ucapkan.

3) Ajak ngobrol pelanggan tentang masalah yang ringan.

Ini semua di lakukan untuk menciptakan suasana yang akrab antara pedagang dan pembeli. Selagi melayani pelanggan, coba lah untuk menanyakan : “memang ibu rumahnya di mana?…”

4) Biarkan pelanggan merasa senang saat menawar harga.

Ini yang sering di lupakan oleh para pedagang, sering saya bertemu dengan pedagang yang barang dagangannya susah untuk di tawar. Sehingga kesanya pedagang yang pelit. Sampai-sampai pelanggan tidak jadi membeli barang dagangannya.

Padahal jika dipikir-pikir apa susahnya menaikan harga untuk nantinya akan di turunkan saat terjadi tawar menawar harga dengan pelanggan. Saya sendiri merasakan ada kepuasan batin saat saya berhasil menawar barang yang akan saya beli, walaupun sebenarnya barang tersebut harganya di rasakan masih cukup mahal.

Perlu di perhatikan oleh para pedagang saat melakukan tawar menawar harga, lakukanlah penawaran paling banyak 3 kali. Maksudnya jika pembeli/pelanggan menawar dengan harga pertama, kita sebagai pedagang masih mempertahankannya dengan menurunkan harga. Sampai maksimal harga yang ke 3 yang di ajukan oleh pembeli. Kita harus segera di putuskan untuk melepaskan barang tersebut dengan harga yang kita masih dapat keuntungan darinya. Mengapa demikian, ingat prinsip bahwa “biarkan pelanggan merasa senang saat menawar harga”.

Yang perlu di hindari saat melakukan penawaran harga adalah jangan baru melakukan penawaran ke 1, pedagang sudah melepas barang tersebut. Karena yang saya rasakan sendiri saat menawar harga, baru satu kali saya menawar, barang tersebut langsung di jual. Saya sebagai pembeli sebenarnya merasa sedikit “ditipu”. Saya berfikir kenapa saya tadi tidak menawar dengan harga paling murah saja, kalo baru satu kali di tawar sudah di jual.

5) Beri hadiah/bonus kepada pelanggan.

Hari gini siapa sich yang gak suka bonus, hadiah, atau apapun itu yang sifatnya gratisan dalam arti positif. Pada dasarnya kita senang akan sesuatu yang di beri oleh orang lain secara gratisan. Seperti “buy one get one”. Walaupun kita sebagai pelanggan sadar bahwa sebenarnya barang hadiah tersebut bukanlah Cuma-Cuma. Melainkan kita sendiri yang membelinya. Bedanya hadiah tersebut tidak secara langsung kita beli, melainkan dengan kita membeli barang lain dengan harga yang lebih mahal.

Itulah 5 strategi yang bisa kita lakukan bagaimana mencari calon pelanggan, mempertahankan loyalitas pelanggan, sekaligus menambah pelanggan. Ke 5 strategi di atas tidak mutlak untuk benar untuk di lakukan.

Meningkatkan Pelayanan kepada Pelanggan :

A. Tingkatkan Pelayanan Kepada Pelanggan 

Cara 1.    Mudah dihubungi

         Jangan tutup (kantor/took/dll) jika anda seharusnya buka 

      Cara 3.    Cepat angkat telepon yang masuk

      Cara 4.    Tangani antrean dengan baik 

      Cara 5.    Jangan membuat mereka menunggu-jelaskan keterlambatan yang terjadi 

      Cara 6.    Biarkan pelanggan melakukan sesuatu sesuai dengan cara mereka 

      Cara 7.    Mengenal produk anda

      Cara 8.    Jangan sampai kehabisan slot 

      Cara 9.    Barang yang dikirim sesuai dengan barang yang dipesan

      Cara 10.  Harus tetap waspada setelah transaksi didapat 

            Cara 11.  Mempermudah cara pembayaran 

            Cara 12.  Jangan membebani pelanggan dengan tagihan yang tidak perlu

            Cara 13.  Mengirim pesanan tepat waktu

            Cara 14.  Tawarkan garansi yang bermanfaat

            Cara 15.  Harus cepat dalam membayar pengganti kerugian (refund) 

            Cara 16.  Berikan hadiah karena dia melakukan transaksi dengan anda 

             

                         

B.  Tingkatkan Kualitas Anda

Cara 17.  Menghasilkan produk yang bermutu

Cara 18.  Pastikan produk anda dapat bekerja dengan baik pada saat dicoba untuk  

   pertama kalinya  

Cara 19.  Selalu memberikan sesuatu yang lebih dari pada yang diharapkan

Cara 20.  Selalu mencari perbaikan

Cara 21.  Jangan pernah mengatakan kepada diri sendiri bahwa anda tidak dapat  

   berbuat apa-apa lagi

Cara 22.  Jangan pernah mau menerima pendapat seperti “Sudah cukup baik dengan  

   pertimbangan..” 

Cara 23.  Selalu ingat hal-hal yang mendasar, hindari perbaikan yang sepele 

Cara 24.  Jangan melakukan hal-hal yang sepele untuk menutupi kekurangan 

Cara 25.  Pastikan bahwa tidak ada kesempatan untuk sesuatu yang perlu dimaafkan 

Cara 26.  Menghargai produk sendiri

Cara 27.  Harus khawatir bila karyawan anda tidak berminat terhadap produk anda  

C. Pertahankan Hubungan Dengan Pelanggan Anda 

Cara 28.  Merespons hasil penyelidikan iklan, dengan cepat 

Cara 29.  Dengarkan pelanggan anda

Cara 30.  Siap membantu setiap kesempatan

Cara 31.  Beri kesempatan pelanggan untuk mengeluh

Cara 32.  Merespons keluhan

Cara 33.  Menganalisis keluhan

Cara 34.  Menghormati pelanggan yang ada

Cara 35.  Perlakukan pelanggan anda sebagai duta terbaik

Cara 36.  Jangan berasumsi bahwa keramahan saja sudah cukup

Cara 37.  Mendorong pelanggan agar tetap setia

Cara 38.  Buat pelanggan anda merasa diperhatikan

Cara 39.  Jangan terlalu yakin dengan hubungan antara anda dan relasi 

Cara 40.  Bersikap relevan terhadap pelanggan 

Cara 41.  Jika anda kehilangan seorang pelanggan, selidiki kenapa hal tersebut  

   terjadi

Cara 42.  Perlakukan sebagai sahabat

Resepsionis

Resepsionis

Resepsionis adalah : orang yg bertugas sbg penerima tamu (di suatu perusahaan, hotel, atau kantor)

Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:

1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

2. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

4. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

Sifat-sifat yg dimiliki oleh seorang resepsionis : 

• Persisten. Gigih.

•  Baik dan ramah.

• Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan.

Contoh pekerjaan resepsionis di bidang perhotelan :

  Sebuah resepsionis hotel adalah orang atau orang-orang yang bekerja di meja depan hotel,

  memberi salam kepada tamu pada saat kedatangan dan membantu mereka dengan masalah selamamereka menginap. Seorang resepsionis hotel juga dapat disebut sebagai petugas meja. Kebanyakanhotel hanya memerlukan resepsionis mereka untuk memiliki ijazah sekolah tinggi atau setara,

 

meskipun beberapa mungkin memiliki gelar sarjana di wilayah seperti bisnis atau manajemen hotel.Dalam hari untuk bekerja hari, seorang resepsionis hotel mungkin akan perlu untuk menjawab

 

telepon ketika tamu-tamu potensial panggilan, untuk menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan. Dia atau dia akan perlu untuk mempertahankan catatan dan mungkin menciptakan danmenjaga sistem pengarsipan, dan menjaga area kerja nya rapi karena itu adalah hal pertama tamu akan

 

melihat saat memasuki hotel. Ketika tamu tiba, resepsionis hotel akan selesai check in proses.Hal ini melibatkan menugaskan kamar untuk tamu, menciptakan kunci, dan menjelaskan

  kebijakan mengenai check-out kali dan setiap makanan sudah termasuk. Resepsionis perlu untuk mempertahankan laci uang tunai dalam rangka untuk menerima pembayaran untuk ruang, baik padakartu tunai atau kredit. Dia juga mungkin perlu mengatur account biaya untuk digunakan para tamuselama mereka menginap, sehingga mereka mampu biaya hal-hal ke kamar mereka, dan membayar semuanya sekaligus pada saat check-out.

Contoh pekerjaan seorang resepsionis :

 

Tugas seorang receptionist hotel adalah : 

1. Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah

 2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut 

 3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel 

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel

 5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out 

6. Data entry akan informasi tamu hotel 

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll 

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik

 9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional

 10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan

 11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan 

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba

Aplikasi kas kecil

Dalam hal-hal tertentu tidaklah praktis untuk menggunakan cek/giro bilyet sebagai alat pembayaran seperti untuk pembelian perangko, pembayaran ongkos angkut dan berbagai macam pembayaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Kwantitas  transaksi ini relatif besar dan sifatnya segera. Untuk keperluan tersebut perusahaan mengalokasikan sejumlah kas dalam jumlah tertentu yang disediakan untuk keperluan-keperluan pembayaran yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan check/Giro bilyet, yang disebut Kas Kecil. Pembentukan kas kecil adalah menyisihkan sejumlah dana untuk keperluan khusus, dengan mentransfer / memindahbukukan sejumlah dana dari rekening kas yang ada di bank.

Salah satu bentuk pengontrolan pengeluaran yang dilakukan melalui kas kecil adalah system imprest. Beberapa ketentuan dalam system ini adalah:

• Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dilakukan dengan check. Semua pengeluaran kas kecil dicatat pada buku kas kecil dan  hanya diposting ke buku besar sekali saja pada saat pengisian kembali kas kecil.
• Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melelui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan tersebut.
• Pengeluaran-pengeluaran kas kecil hanya dapat dilakukan setelah perintah pengeluaran kas telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Pengisian kembali kas kecil dilakukan secara berkala (misalnya 1 x seminggu), untuk mengganti sejumlah kas yang telah digunakan melalui penarikan tunai dari bank. (tidak boleh dari penerimaan harian). Hal ini perlu dilakukan agar semua penerimaan kas harian selalu sama dengan jumlah yang disetorkan ke bank.
• Karena transaksi pengisian kas kecil adalah mengeluarkan kas untuk membayar transaksi yang telah dibayar melalui dana kas kecil, yang telah disediakan sebelumnya. maka transaksi kas kecil cukup dibukukan satu kali saja pada saat pengisian kembali kas kecil. Sedangkan keterangan lebih rinci mengenai penggunaan kas kecil dicatat pada buku kas kecil yang dicatat secara terpisah dengan buku besar.

*** (Transaksi pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil adalah transaksi pengantian dana yang telah dikeluarkan dan dicatat pada pada transaksi pengeluaran kas)

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat ilustrasi berkut :

Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sebesar jumlah tertentu yang ditetapkan oleh manajemen.

Pemindahbukuan/transfer : Periode awal

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pembentukan Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Pembentukan kas kecil	99,999,999

Pengeluaran kas : Pengisian kas kecil

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Pengisian Kas kecil Periode x – y		99,999,999
Biaya Onkos angkut	99,999,999
Biaya Perjalanan Dinas	99,999,999
Biaya Perawatan	99,999,999
Biaya Administrasi	99,999,999
Biaya lainnya	99,999,999

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa pada buku besar, penerimaan kas kecil hanya di catat sekali saja yaitu pada saat pembentukan kas kecil. Untuk selanjutnya dana tersebut diisi kembali secara berkala sesuai dengan biaya yang digunakan melalui dana tersebut. Informasi detail mengenai kas kecil hanya tersimpan pada buku kas kecil dan buku besar hanya mencatat transaksi yang telah dikelompokan.

Bila pada saat tertentu dana yang ditetapkan sudah tidak relevan lagi maka ketetapan mengenai dana kas kecil harus diperbaharui melalui ketetapan manajemen.

Jurnal : Perubahan dana kas kecil

Bila ditambah

Pemindahbukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil		99,999,999
Kas Kecil Penambahan dana kas kecil	99,999,999

Bila dikurangi :

Pemindah bukuan

Rekening Keterangan	Debit	Kredit
Bank X Penyesuaian dana Kas kecil	99,999,999
Kas Kecil Pengurangan dana kas kecil		99,999,999

Mencatat Transaksi Harian

Transaksi harian dicatat oleh pemegang kas kecil pada form elektrinik sbb:

Kami mengasumsikan setiap biaya yang dibayar melalui kas kecil, timbul kewajiban/hutang bagi perusahaan untuk mengganti kembali dana tersebut sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan.  Berdasarkan asumsi tersebut ZULISoft mengkredit account hutang biaya untuk mencatat Jurnal transaksi pengeluaran kas kecil selama periode tertentu, yang dilakukan saat pengajuan pengisian kembali dana kas kecil.  Selanjutnya pengeluaran kas untuk pengisian kembali kas kecil akan mendebet hutang biaya.